Bogføringen er færdig – men er balancen klar til årsregnskabet?

Mange virksomheder oplever, at bogføringen er afsluttet, men at årsregnskabet alligevel ikke kan udarbejdes uden yderligere afklaringer. Det skyldes ofte, at balancen endnu ikke er endeligt afstemt og dokumenteret.

Hvad menes der med en regnskabsklar balance?

En regnskabsklar balance er en balance, hvor bogføringen for perioden er afsluttet, og hvor virksomheden har taget stilling til de væsentlige poster og kan dokumentere saldiene.

Det er i praksis det grundlag, årsregnskabet skal bygges på. Hvis væsentlige poster ikke er afstemt, ender årsafslutningen ofte med at handle om oprydning i bogføringen frem for regnskabsmæssige vurderinger.

Hvilke poster bør normalt være afstemt?

Det afhænger af virksomheden, men typisk bør der være styr på blandt andet:

• bankkonti og likvide beholdninger,
• debitorer og kreditorer,
• moms og øvrige afgifter,
• løn, A-skat og AM-bidrag,
• mellemregninger med ejere eller koncernforbundne virksomheder,
• anlægsaktiver og eventuelt anlægskartotek,
• lager, hvis virksomheden har varebeholdninger,
• skyldige omkostninger og periodiseringer,
• lån og øvrig finansiering.

Afstemning handler ikke kun om tallet i balancen

Det er ikke nok, at der står et tal på en konto. Der bør også være dokumentation for, hvordan saldoen er opgjort, og hvorfor den er korrekt på balancedagen.

For nogle poster kan det være kontoudtog eller eksterne opgørelser. For andre poster er det interne specifikationer, beregninger eller ledelsesmæssige vurderinger, der skal ligge til grund.

Væsentlige forhold skal identificeres i tide

En regnskabsklar balance handler ikke kun om afstemning, men også om at få identificeret de forhold, der kræver nærmere stillingtagen.

Det kan for eksempel være:

• tilgodehavender, der bør vurderes nærmere,
• poster, der skal periodiseres,
• udgifter, der måske vedrører et aktiv,
• væsentlige ændringer i egenkapital eller finansiering,
• særlige transaktioner i løbet af året.

Jo bedre balancen er forberedt, desto bedre bliver processen

Når de væsentlige poster er afstemt og dokumenteret, kan tiden bruges på de forhold, der kræver reel faglig vurdering. Det giver normalt en bedre og mere effektiv årsafslutning – og færre unødige spørgsmål sent i processen.

For mange virksomheder gør det også dialogen med revisor eller regnskabsmedarbejder lettere, fordi der er et mere klart og gennemarbejdet grundlag at tage udgangspunkt i.

Indlægget indeholder generel information. Hvilke poster der er væsentlige, og hvilken dokumentation der bør foreligge, afhænger af virksomhedens størrelse og forhold.

Skrevet af Simon Mohammadi Andersen, statsautoriseret revisor.