Når årsregnskabet skal udarbejdes, er en saldobalance sjældent tilstrækkelig alene. Revisor har også brug for specifikationer, dokumentation og oplysninger om de forhold, som tallene dækker over.
Materialebehovet afhænger af selskabets aktiviteter og af, om opgaven omfatter regnskabsudarbejdelse, assistance, udvidet gennemgang eller revision. Tjeklisten nedenfor er et praktisk udgangspunkt for et almindeligt ApS.
Kort fortalt
Aflever et samlet regnskabsgrundlag med adgang til bogføringen, relevante afstemninger og dokumentation for de væsentlige poster.
Oplys også om nye aftaler, ændrede ejerforhold og andre væsentlige begivenheder. Fortæl fra starten, hvis noget mangler eller endnu ikke er afklaret.
Hvad skal være aftalt, før I samler materialet?
Aftal med revisor, hvilket regnskabsår materialet vedrører, hvilke opgaver der skal løses, og hvem der står for afstemninger og dokumentation. Afklar også afleveringssted, materialefrist og kontaktperson.
Hvis en ekstern bogholder klargør materialet, bør vedkommende kende kravene og tidsplanen. Det gør det lettere at samle oplysningerne én gang og få åbne spørgsmål afklaret tidligt.
Tjekliste: Det grundlæggende regnskabsmateriale
- Bogføring: Adgang til regnskabssystemet eller en aftalt eksport med saldobalance, kontospecifikationer og bilag. Oplys, om årets bogføring er færdig, og om der stadig ventes efterposteringer.
- Bank og finansiering: Kontoudtog for alle bankkonti på balancedagen, afstemninger samt oversigt over lån, renter, sikkerhedsstillelser og eventuelle ændringer i finansieringen.
- Debitorer: Specificeret liste over tilgodehavender på balancedagen. Markér gamle eller omtvistede beløb, og oplys om væsentlige kreditnotaer eller betalinger efter årsskiftet.
- Kreditorer og øvrig gæld: Kreditorliste, gældsspecifikationer og oplysninger om fakturaer, som vedrører regnskabsåret, men først er modtaget eller bogført senere.
- Moms og løn: Afstemninger og relevante indberetninger samt specifikation af skyldig moms, A-skat, AM-bidrag, feriepenge og øvrige lønforpligtelser, hvor det er relevant.
- Anlægsaktiver: Anlægskartotek eller oversigt over aktiver, årets køb og salg samt dokumentation for større investeringer og ændringer i brugen af aktiverne.
- Periodiseringer: Specifikation af forudbetalte omkostninger, skyldige omkostninger, forudbetalinger fra kunder og andre poster, som vedrører flere regnskabsperioder.
- Ejer- og koncernmellemregninger: Specifikation af saldi, bevægelser, renter og aftalegrundlag samt afstemning med de øvrige selskaber.
Et kontoudtog eller en liste dokumenterer ikke nødvendigvis hele regnskabsposten. Der kan også være behov for kontrakter, beregninger og ledelsens vurdering.
Hvilket ekstra materiale afhænger af virksomheden?
- Varelager: Dateret optælling, lagerliste med mængder og kostpriser samt oplysninger om ukurans, varer hos tredjemand og varer under transport.
- Projekter og længerevarende aftaler: Kontrakter, projektoversigter, fakturering og grundlaget for opgørelse af færdiggørelsesgrad, indtægter og omkostninger, hvor det er relevant.
- Abonnementer og forudbetalinger: Oversigt over aftaler, leveringsperioder og de beregninger, der bruges til at fordele omsætningen mellem regnskabsårene.
- Udviklingsprojekter: Projektbeskrivelser, registrerede omkostninger, tidsregistrering og grundlaget for ledelsens vurdering af projekternes fremtidige økonomi.
- Kapitalandele: Regnskaber eller relevante økonomioplysninger for de selskaber, der ejes kapitalandele i, samt oplysninger om køb, salg og kapitalændringer.
Har selskabet lager, og skal der afgives en erklæring med sikkerhed, bør tidspunktet for optællingen og revisors eventuelle handlinger aftales før balancedagen.
Hvad skal vi aflevere til skatteopgørelsen?
Afhængigt af opgaven kan materialet blandt andet omfatte sidste års skatteopgørelse og skattemæssige saldi, oplysninger om acontoskat samt dokumentation for særlige fradrag eller skattemæssige dispositioner.
Ved flere selskaber skal der også være overblik over sambeskatningsforhold, ændringer i ejerstrukturen og relevante mellemregninger. Har revisor allerede materialet fra tidligere år, kan det aftales, at I alene afleverer opdateringer og nye oplysninger.
Hvilke aftaler og begivenheder skal revisor kende?
Send relevante nye eller ændrede låne-, leasing- og lejeaftaler, væsentlige kundeaftaler og dokumentation for kapitalændringer og udbyttebeslutninger.
Oplys også om tvister, garantier, økonomiske vanskeligheder og væsentlige hændelser efter balancedagen. Det kan eksempelvis være tabet af en stor kunde, ny finansiering eller et planlagt salg af virksomheden.
Hvad gør vi, hvis noget mangler?
Aflever en tydelig oversigt over udeståender med ansvarlig person og forventet leveringsdato. Skeln mellem færdigt materiale og foreløbige beregninger, så revisor ved, hvilket grundlag arbejdet kan begynde på.
Undgå at sende flere versioner uden at markere ændringerne. Brug én aftalt kanal, og navngiv materialet med regnskabsår og indhold. Hvis bogføringen ændres efter afleveringen, skal revisor have besked.
Sådan aftaler vi materialet hos GS Revision
Vi tilpasser materialelisten til virksomheden og den konkrete opgave. I får en klar aftale om, hvad I eller jeres bogholder gør klar, og hvad GS Revision håndterer.
Læs også Bogføringen er færdig – men er balancen klar til årsregnskabet?, eller kontakt os om jeres årsafslutning.
Tjeklisten er vejledende og erstatter ikke den konkrete materialeliste eller de handlinger, som en eventuel erklæringsopgave kræver.