Udviklingsomkostninger – hvornår kan de indregnes som et aktiv?

Udviklingsomkostninger kan have stor betydning i virksomheder, der investerer i nye produkter, software eller andre udviklingsprojekter. Den regnskabsmæssige behandling har betydning for både resultatet og egenkapitalen, og vurderingen bør derfor ikke først tages op, når årsregnskabet skal færdiggøres.

Hvornår er der tale om udvikling?

Ikke alle projekter kan behandles som udvikling i regnskabsmæssig forstand. Der skal sondres mellem forskning og udvikling.

Forskning vedrører aktiviteter, hvor der endnu ikke er tilstrækkelig konkretisering af produktet eller løsningen. Udvikling vedrører derimod arbejdet med at færdiggøre eller videreudvikle et konkret projekt, produkt eller system, hvor virksomheden har et mere klart grundlag for at vurdere den fremtidige anvendelse eller kommercielle værdi.

Hvornår kan udviklingsomkostninger aktiveres?

Ved vurderingen anvendes ofte principperne i IAS 38 som fortolkningsgrundlag. Det centrale er, om virksomheden kan dokumentere, at projektet er tilstrækkeligt konkret og forventes at skabe fremtidige økonomiske fordele.

Det vil typisk kræve, at virksomheden kan dokumentere:

• at projektet er teknisk og praktisk muligt at færdiggøre,
• at virksomheden har til hensigt at færdiggøre og anvende eller sælge projektet,
• at virksomheden har de nødvendige ressourcer til at gennemføre projektet,
• at projektet forventes at skabe fremtidige økonomiske fordele, og
• at de omkostninger, der vedrører projektet, kan måles pålideligt.

Hvis de forhold ikke kan dokumenteres, bør omkostningerne som udgangspunkt udgiftsføres løbende.

Hvilke omkostninger kan indgå?

Det er ikke alle omkostninger omkring en idé eller et projekt, der kan indgå i et aktiv. Kun omkostninger, der direkte vedrører udviklingsfasen og kan henføres til projektet, bør indgå.

Det kan for eksempel være løn til medarbejdere, der arbejder direkte med udviklingen, eksterne udviklingsydelser, husleje og andre direkte projektrelaterede omkostninger. Derimod bør mere generelle omkostninger eller aktiviteter, der ligger før udviklingsfasen, normalt ikke indgå.

Hvad betyder aktivering for resultat og egenkapital?

Når udviklingsomkostninger indregnes som et aktiv frem for at blive omkostningsført med det samme, vil årets resultat og dermed den bogførte egenkapital som udgangspunkt være højere.

Det betyder dog ikke, at beløbet er frit disponibelt. Når udviklingsomkostninger indregnes som et aktiv, skal der bindes en reserve under egenkapitalen. Reserven reducerer den del af egenkapitalen, der frit kan anvendes, og den afvikles løbende i takt med afskrivning eller nedskrivning af aktivet.

Dokumentationen bør være på plads undervejs

Den regnskabsmæssige vurdering bliver væsentligt lettere, hvis projektet er dokumenteret undervejs og ikke først ved årsafslutningen. Det gælder blandt andet projektbeskrivelse, tidspunktet for udviklingsfasens start, løn- og timeforbrug, eksterne omkostninger og grundlaget for vurderingen af de fremtidige økonomiske fordele.

Jo tidligere de væsentlige forhold bliver afklaret, desto lettere bliver det at tage stilling til den regnskabsmæssige behandling og få den nødvendige dokumentation på plads i tide.

Indlægget indeholder generel information. Den konkrete regnskabsmæssige behandling afhænger af virksomhedens forhold og det enkelte projekts karakter.

Skrevet af Simon Mohammadi Andersen, statsautoriseret revisor.